Conseils entre professionnels

Comment constituer une équipe pour un festival de plusieurs jours ?

La difficulté d'un festival n'est pas le nombre de personnes. C'est que chacune n'est concernée que par une partie de l'événement — et qu'un planning unique envoyé à tous produit exactement l'inverse de ce qu'on cherche.

Découper avant de recruter

Un festival n'est pas une date, c'est une succession : montage la veille ou l'avant-veille, un ou plusieurs jours de prestation, démontage au petit matin. Ces moments n'ont ni les mêmes métiers, ni les mêmes horaires, ni souvent les mêmes personnes.

Posez ce découpage d'abord, sur le papier, avant d'appeler qui que ce soit. Vous saurez alors combien de personnes il vous faut à chaque moment, ce qui est très différent de « combien de personnes il me faut ».

Un planning unique envoyé à tous ne sert personne

Le réflexe est d'envoyer LE planning complet à toute l'équipe. Résultat : chacun doit y chercher ses propres lignes au milieu de celles des autres, et personne n'est sûr d'avoir la bonne version.

L'inverse fonctionne mieux : chacun reçoit ce qui le concerne, et une seule personne — le régisseur — détient la vue d'ensemble. Les erreurs de jour disparaissent, parce qu'il n'y a plus de jour à confondre.

Recruter par vagues, pas d'un coup

Commencez par les postes qui conditionnent les autres : la régie, la technique, la logistique. Ce sont eux qui fixent les horaires réels ; recruter les artistes ou le service avant de les connaître vous oblige à tout renégocier.

Gardez une marge sur les postes nombreux — service, manutention. Sur trente personnes engagées plusieurs semaines à l'avance, il y aura des défections : ce n'est pas un accident, c'est une statistique.

Ce que BookCrew fait à cet endroit précis

Un événement se découpe en phases, et chaque personne n'est assignée qu'à celles qui la concernent — avec un cachet par phase si vous le voulez. Les techniciens du montage ne reçoivent pas les horaires du dimanche.

Le suivi vous montre en permanence combien de postes sont confirmés et combien restent ouverts, par phase. Et si quelqu'un se décommande à trois jours, le SOS diffuse le poste manquant aux disponibles de la zone.

Questions fréquentes

À combien de temps faut-il s'y prendre ?

Pour les postes techniques clés, plusieurs mois — ce sont les plus rares. Pour le service et la manutention, quelques semaines suffisent généralement, mais prévoyez de recompléter : sur un gros effectif, une part de défections est certaine.

Comment gérer les hébergements et les repas ?

Joignez-les à la fiche de l'événement comme n'importe quelle information logistique, phase par phase. Ce sont des sujets qui génèrent énormément de messages individuels quand ils ne sont écrits nulle part.

Faut-il un contact unique sur place ?

Oui, et il doit être écrit dans la fiche. Sur un site étendu, une équipe qui ne sait pas qui appeler appelle l'organisateur — trente fois.

BookCrew, c'est l'outil derrière ces méthodes.

Vos dates, vos équipes, vos cachets — au même endroit, à jour pour tout le monde. Gratuit pour les prestataires.

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